VZW DIERENASIEL GENK  hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Als VZW DIERENASIEL GENK zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen heeft hierover kan u contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:

VZW DIERENASIEL GENK, Europalaan 13, 3600 Genk

[email protected]

Telefoon : 089/357009

I. Welke gegevens verwerken wij, voor welk doel en op welke rechtsgrond?

Uw persoonsgegevens worden door VZW DIERENSIEL GENK verwerkt als volgt:

 

  1. Vrijwilligers

  • Wij verzamelen: uw naam, voornaam, adres, telefoonnummer en/of gsm nummer, e-mail, naam en telefoonnummer van de persoon, die we dienen te verwittigen bij ongeval, uw beroep en indien van toepassing, de goedkeuring van de RVA en/of de goedkeuring van de adviserende geneesheer van uw mutualiteit.
  • Wij hebben deze gegevens van u verkregen.
  • De gegevens worden gebruikt voor de communicatie en de begeleiding van de uitvoering tijdens het vrijwilligerswerk en zijn enkel toegankelijk voor bestuur en asielmedewerkers die vrijwilligers begeleiden.
  • Wij baseren ons hiervoor op het gerechtvaardigd belang.
  • Wij geven uw gegevens niet door aan derden, tenzij aan FINECO, het boekhoudkantoor waarmee wij samen werken, om o.a. uw vrijwilligersbijdrage te boeken.  Indien nodig verzamelen wij ook uw bankrekeningnummer.
  • Deze lijst wordt jaarlijks geactualiseerd. Als u aangeeft geen vrijwilliger meer te willen zijn, verwijderen wij onmiddellijk al uw gegevens. Indien u dit niet aangeeft, verwijderen wij u gegevens indien wij merken dat u gedurende 1 jaar u niet meer actief als vrijwilliger gemeld hebt.

 

  1. Adoptanten

  • Wij verzamelen: uw naam, voornaam, adres, telefoonnummer en/of gsm nummer, e-mail.
  • Bij adoptanten van een kat, vragen wij ook uw rijksregisternummer, gezien dit noodzakelijk is om u te registeren bij CAT ID.
  • Bij adoptanten van een hond verzamelen we gegevens ivm de leefsituatie waarin het dier terecht komt.
  • Wij hebben deze gegevens van u verkregen.
  • De gegevens worden enerzijds gebruikt voor de communicatie tussen adoptant en het asiel i.v.m. de adoptie en de nazorg. Anderzijds worden ze aangewend om het geadopteerde dier te registreren op naam van de adoptant via Cat-ID of Dog-ID. Deze registratie is verplicht en wordt een erkend dierenasiel opgelegd door de Vlaamse overheid. Eens de registratie gebeurd is, berust het beheer van de databanken bij genoemde organisaties. De adoptant kan wel kiezen of hij die gegevens openbaar wil maken of verborgen wil houden. Dit heeft echter het nadeel dat wanneer een dier verloren is, de eigenaar moeilijk terug te vinden is. Voor een adoptie in Nederland, geven wij uw gegevens door aan de Nederlandse databank, Stichting CHIP, voor de registratie van uw dier.
  • Wij baseren ons hiervoor op het adoptiecontract en de wettelijke verplichtingen, ons opgelegd door het KB van 27.04.2007.
  • Indien u ons een mail stuurt met info en/of foto’s in verband met het welzijn van uw dier, na de adoptie, kunnen wij deze info op de website zetten onder de rubriek “succesverhalen”. We zullen hierbij enkel de aan ons doorgestuurde foto’s van uw hond/kat publiceren, niet van uzelf of andere personen, noch andere persoonsgegevens kenbaar maken.
  • We bewaren deze gegevens gedurende 10 jaar, zijnde de periode waarin een geadopteerd dier mogelijks terug naar het asiel gebracht kan worden, rekening houdend met de verwachte levensduur van het dier en rekening houdend met de wettelijke verjaringstermijn voor persoonlijke vorderingen.

 

  1. Eigenaars van gevonden dieren

  • Wij verzamelen: uw naam, voornaam, adres, telefoonnummer en/of gsm nummer,
  • Wij hebben deze gegevens via DOG-ID of CAT-ID verkregen, of via andere databanken, die we geraadpleegd hebben om u te vinden.
  • De gegevens worden gebruikt om u te melden dat uw dier gevonden is en bij ons kan afgehaald worden.
  • Wij baseren ons hiervoor op de wettelijke verplichtingen, ons opgelegd door het KB van 27.04.2007.
  • Wij kunnen uw gegevens doorgeven door aan de dienst Dierenwelzijn Vlaanderen, de politiediensten en de gemeente waar u gedomicilieerd bent.
  • We bewaren deze gegevens gedurende 10 jaar, om bij te houden hoe vaak uw dier bij ons in het asiel terecht komt, teneinde mogelijks te beslissen om de dienst dierenwelzijn van uw gemeente in te lichten.

 

  1. Eigenaars die afstand doen van hun dier

  • Wij verzamelen: uw naam, voornaam, adres, telefoonnummer en/of gsm nummer, e-mail, de redenen van de afstand en de antwoorden op de vragen ivm de leefsituatie waaruit het dier komt.
  • Wij hebben deze gegevens van u verkregen.
  • De gegevens worden gebruikt voor de communicatie tussen u en ons.
  • De antwoorden op de vragen ivm de reden van afstand en de leefsituatie van het dier, zonder mededeling van de identiteit van de afstandgever, worden meegedeeld aan de eventuele adoptant.
  • Wij baseren ons hiervoor op het afstandscontract en op het KB van 27.04.2007.
  • We bewaren deze gegevens gedurende 10 jaar.

 

  1. Vinders

  • Wij verzamelen: uw naam, voornaam, adres, telefoonnummer en/of gsm nummer.
  • Wij hebben deze gegevens van u verkregen.
  • De gegevens worden gebruikt voor de communicatie tussen u en ons in verband met het gevonden dier.
  • Wij baseren ons hiervoor op het gerechtvaardigd belang.
  • We bewaren deze gegevens gedurende 1 jaar.

 

  1. Inbeslagnames

  • Wij verzamelen: uw naam, voornaam en adres waar het dier werd opgehaald.
  • Wij hebben deze gegevens verkregen van de politie of de dienst Dierenwelzijn Vlaanderen.
  • De gegevens worden gebruikt voor afhandeling van de inbeslagname, zijnde teruggave aan de eigenaar of eigendomsoverdracht aan ons.
  • Wij geven geen gegevens door aan derden, tenzij wij uw dieren hebben moeten chippen, dan geven we uw gegevens door aan DOG-ID, CAT-ID of, indien in Nederland, aan Stichting CHIP.
  • Wij baseren ons hiervoor op de wet dierenwelzijn.
  • We bewaren deze gegevens gedurende 10 jaar.

 

  1. Sponsors

  • Wij verzamelen: uw naam, voornaam, firmanaam, adres, telefoonnummer en/of gsm nummer, e-mail.
  • Wij hebben deze gegevens van u verkregen.
  • De gegevens worden gebruikt voor de communicatie tussen u en ons, voor het versturen van de nieuwsbrieven, alsook voor het opmaken en verzenden van fiscale attesten.
  • Indien u uw toestemming geeft, gebruiken we uw naam en foto ook voor vermelding van uw sponsoring op onze website en/of sociale media.
  • Wij geven uw gegevens door aan ons boekhoudkantoor FINECO, voor het boeken van de donaties. De gegevens van de fiscale attesten worden verplicht meegedeeld aan de fiscus.
  • Wij baseren ons hiervoor op de wettelijke fiscale verplichtingen en op het tussen ons gesloten (mondelinge) sponsoring contract.
  • We bewaren deze gegevens gedurende 7 jaar, zijnde de periode waarin we verplicht zijn om fiscale gegevens bij te houden. De gegevens die we niet verplicht dienen bij te houden om fiscale redenen, worden bewaard tot een jaar na storting of tot het moment dat door de donateur wordt aangegeven geen nieuwsbrief meer te willen ontvangen.

 

  1. Leden VZW

  • Wij verzamelen: uw naam, voornaam, firmanaam, adres, telefoonnummer en/of gsm nummer, e-mail.
  • Wij hebben deze gegevens van u verkregen.
  • De gegevens worden gebruikt voor de communicatie tussen u en ons, en voor het versturen van de nieuwsbrieven en om je uit te nodigen op onze events.
  • Wij baseren ons hiervoor op het lidmaatschap met de VZW.
  • We geven uw gegevens door aan boekhoudkantoor FINECO, voor het boeken van de lidgelden.
  • De ledenlijst wordt jaarlijks geactualiseerd. Als u aangeeft geen lid meer te willen zijn, verwijderen wij onmiddellijk al uw gegevens. Indien u dit niet aangeeft, verwijderen wij u gegevens 1 jaar na uw laatste lidmaatschap.

 

  1. Overheidsinstanties

  • Wij verzamelen: uw naam, voornaam, telefoonnummer en/of gsm nummer, e-mail en naam van de overheidsinstantie waar u werkzaam bent.
  • Wij hebben deze gegevens van u verkregen of overheidsinstantie waar u werkzaam bent.
  • De gegevens worden gebruikt voor de communicatie tussen u, als contactpersoon, en ons, in het kader van onze samenwerking met de betrokken overheidsinstanties.
  • Wij baseren ons hiervoor op de samenwerking met de betrokken overheidsinstanties.
  • We geven uw gegevens niet door aan derden.
  • Als ons gemeld wordt dat u niet langer onze contactpersoon bent binnen de overheidsinstantie, verwijderen wij onmiddellijk al uw gegevens.

        

  1. Leveranciers

    (Voeding–nutsbedrijven-dierenartsen-trimsalons–gedragstherapeut- klusjesdienst,…)
  • Wij verzamelen: uw naam, voornaam, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en/of gsm nummer, e-mail en bankrekeningnummer.
  • Wij hebben deze gegevens van u verkregen of van het bedrijf waar u werkzaam bent.
  • De gegevens worden gebruikt voor de communicatie tussen u, als contactpersoon, en ons, en voor de uitvoering van onze contractuele relatie.
  • Wij baseren ons hiervoor op ons (mondeling) contract.
  • We geven uw gegevens niet door aan derden.
  • Als ons gemeld wordt dat u niet langer onze contactpersoon bent of niet langer onze leveranciers bent, verwijderen wij onmiddellijk al uw gegevens.

 

  1. Gebruikers website

  • Wij verzamelen volgende gegevens:
    • Bij invulling van het formulier om lid te worden: uw naam, voornaam, e-mail.
    • Bij het inschrijven op de mailinglijst: uw emailadres.
    • Bij het invullen van het formulier verloren hond/kat: uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
    • Bij het invullen van het contactformulier: uw naam, email en telefoonnummer.
  • De gegevens worden enkel gebruikt voor de communicatie tussen u en ons.
  • Wij baseren ons hiervoor op het gerechtvaardigd belang.
  • We geven uw gegevens niet door aan derden.
  • Wij verwijderen onmiddellijk al uw gegevens, indien u zich uitschrijft op de mailinglist , nadat uw vraag werd behandeld, die u stelde in het contactformulier, nadat uw verloren dieren gevonden is of nadat u geen lid meer bent. Zie voor dit laatste meer info onder 7. Leden VZW.

 

  1. Overige

11.1 Strafwerkers

  • We verzamelen: uw naam, voornaam, geboortedatum, adres telefoonnummer en/of gsm nummer, e-mail.
  • Wij hebben deze gegevens van u verkregen of van de FOD Justitie.
  • De gegevens worden gebruikt voor de communicatie tussen u, als contactpersoon, en ons, en met de FOD Justitie.
  • Wij baseren ons hiervoor op het contract, gesloten tussen FOD Justitie, het asiel en u.
  • We geven uw gegevens niet door aan derden. Enkel onze vaste personeelsleden en het bestuur krijgen inzage in uw gegevens voor zover nodig om het aantal uitgevoerde uren taakstraf te controleren.
  • Van zodra uw taakstraf naar behoren is uitgevoerd, houden wij uw gegevens nog 10 jaar bij.

 

11.2 Rehabiliterenden/Revaliderenden

  • We verzamelen: uw naam, voornaam, geboortedatum, adres telefoonnummer en/of gsm nummer, e-mail.
  • Wij hebben deze gegevens van u verkregen of van de organisatie waar u revalideert.
  • De gegevens worden gebruikt voor de communicatie tussen u, als contactpersoon, en ons, en met uw organisatie
  • Wij baseren ons hiervoor op het contract, gesloten tussen uw organisatie, het asiel en u.
  • We geven uw gegevens niet door aan derden. Enkel onze vaste personeelsleden en het bestuur krijgen inzage in uw gegevens voor zover nodig om uitgevoerde taken te controleren
  • Van zodra uw werkzaamheden in het asiel stopgezet worden, houden wij uw gegevens nog 10 jaar bij.

 

II. Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?

VZW Dierenasiel Genk onderneemt alle nodige stappen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, zowel op fysiek, elektronisch als organisatorisch vlak.

Om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd tegen onder meer ongeoorloofde toegang, onrechtmatig gebruik, verlies of ongeoorloofde wijzigingen maken wij gebruik van verschillende beveiligingstechnieken en -procedures. Zo slaan we uw persoonsgegevens op in databases, informatiesystemen en servers die enkel toegankelijk zijn voor bevoegd personeel of contractanten die deze gegevens moeten kennen om ze voor ons te verwerken. Bovendien is ons personeel op de hoogte gebracht van deze privacyverklaring en van alle toepasselijke interne richtlijnen die werden uitgevaardigd voor de bescherming van jouw persoonsgegevens. Zij zijn bovendien verplicht de vertrouwelijkheid van je gegevens te respecteren.

 

III. Hoe kan je ons contacteren om je rechten uitoefenen?

U kunt op elk moment kosteloos inzage vragen in de persoonsgegevens, die wij van u bijhouden. Verder kunt u vragen om foutieve, ongepaste, verouderde of onvolledige persoonsgegevens te laten verwijderen of verbeteren.

Tot slot kunt u bezwaar maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens.

U moet uw verzoek per e-mail richten aan [email protected]

Dit verzoek moet het volgende bevatten: volledige naam, adres, e-mailadres, kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart en een duidelijke beschrijving van uw verzoek.

Indien u van mening bent dat we uw verzoek niet correct afgehandeld hebben, neem dan contact op via bovenstaande gegevens. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u gewoonlijk verblijft. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en voor Nederland, de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

IV. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Als we wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, wordt de gewijzigde verklaring  gepubliceerd op de website van de VZW dierenasiel Genk met bovenaan de vermelding van de herzieningsdatum.